O ano de 2020 não foi o momento para abordagens estratégicas complexas nas organizações, mas sim para respostas rápidas ad hoc. Assistimos a avanços tecnológicos nas organizações, mesmo em empresas que antes resistiam a adaptar os seus processos empresariais de forma prioritária. De acordo com os especialistas da Konica Minolta, em 2021 será necessário apostar numa abordagem estratégica assente na nova visão de mudança a longo prazo. A empresa identifica cinco grandes tendências que vão moldar os espaços de trabalho do futuro.

Os requisitos para a estratégia da Konica Minolta são «crescer, reparar ou substituir e proteger», considerando que 2021 continuará a trazer desafios, bem como oportunidades para organizações em todo o mundo, incluindo Portugal

De acordo com o relatório «State of the Digital Workplace Report» da SMG, pela primeira vez após três anos de números relativamente estáticos, existe uma clara maioria das organizações (56%) a afirmar que o espaço de trabalho digital é 'extremamente importante' ou uma 'prioridade muito importante’, comparando com os 48% obtidos na análise em 2019.

Tendência 1: O escritório híbrido será o novo local de trabalho

O significado de espaço de trabalho sofreu uma mudança irreversível em 2020, na medida que passa a estar desconectado de uma localização geográfica específica. Em ​​2021, inicia-se a era do ‘escritório híbrido’, com o trabalho remoto a emergir como norma, o que implica que as organizações disponibilizem aos colaboradores ferramentas de trabalho eficientes, ajustadas às novas necessidades.

Prevê-se que, em todas as organizações, o espaço físico do escritório fique menor, reduzindo-se a “pegada imobiliária” das empresas. Com isto transformam-se também as necessidades de IT, sendo necessário passar a gerir uma rede descentralizada de dispositivos que estarão conectados de forma inteligente e a comunicar uns com os outros a partir de uma infinidade de pontos de acesso.

Tendência 2: Segurança, proteção e conformidade adaptadas ao escritório híbrido

A transformação para escritórios híbridos deve ser acompanhada por uma nova abordagem em termos de segurança, considerando que os parâmetros para proteger os negócios mudaram significativamente em 2020.

A estratégia para as empresas deve incluir sistemas de gestão de informações mais seguros e compatíveis ou soluções de segurança para as instalações. Em primeiro lugar, isso começa com a infraestrutura de IT, na medida em que, em 2020, a criminalidade cibernética adaptou-se rapidamente à nova realidade de trabalho e começou a atacar processos inseguros de trabalho em casa. A conformidade deve ser garantida no armazenamento, tratamento e processamento de dados, independentemente do ponto de acesso.

A mudança para escritórios híbridos também terá implicações de segurança nos locais de trabalho físicos, já que a presença de menos funcionários torna mais importante a proteção inteligente dos perímetros.

Tendência 3: Orçamentos limitados para grandes mudanças

Em 2020, muitas empresas tiveram de reajustar os seus orçamentos e colocar restrições mesmo para atividades de alta prioridade, como a transformação digital. Como tal, os orçamentos devem ser utilizados da forma mais eficiente possível, privilegiando soluções híbridas e escaláveis ​​alojadas em cloud e permitindo agilidade. Ao mesmo tempo, é preciso garantir que a infraestrutura de IT está sempre atualizada e que atende aos mais recentes padrões de segurança.

Tendência 4: Aumento da automatização de processos e tomada de decisão com base em dados

Com orçamentos mais limitados, as organizações, independentemente da sua dimensão, vão enfrentar um desafio adicional em 2021. Os funcionários são o recurso mais valioso e precisam assumir tarefas menos repetitivas, o que também implicará um aumento na sua satisfação. Um maior recurso à automação de processos deverá ser privilegiado, o que também minimizará erros. O mesmo efeito positivo pode ainda ser alcançado através do uso de soluções de vídeo inteligente em determinadas empresas, já que se poderá usar os dados recolhidos para identificar as causas da baixa produtividade e assim otimizar os fluxos de trabalho.

Tendência 5: Espaços de trabalho digitais - impulso para um crescimento mais sustentável?

A sustentabilidade será um foco nas estratégias de digitalização a partir de 2021. Atransformação digital, com as possibilidades que as ferramentas de colaboração proporcionam, permite reduzir o impacto relacionado com a mobilidade, tanto em viagens diárias como em viagens de negócios. Assim, o crescimento de uma organização dependerá da sua capacidade de mudança para uma economia verde e de baixas emissões de carbono, em que uma maior maturidade digital poderá ajudar a atingir esses objetivos.

A gestão de informações digitais ajuda também a reduzir a quantidade de papel usado e, portanto, a diminuir a quantidade de recursos naturais necessários. Considerando que os processos digitais também usam energia, é fundamental compreender os ganhos de eficiência e o recurso a fontes renováveis .

Para os especialistas da Konica Minolta, «crescer, substituir ou reparar e proteger» será, certamente, a diretriz estratégica para 2021, um ano que continuará a trazer vários desafios. Com tudo o que foi alcançado a longo deste ano, irá assistir-se a uma revisão geral do cenário digital nas empresas. Para além da possibilidade de reforçar o processo de transformação já iniciado, será um momento para revisitar as soluções que foram implementadas rapidamente após a pandemia, com o objetivo de as ‘consertar’ ou ‘substituir’ quando necessário, de modo a melhorar a eficiência e aumentar a segurança e a conformidade.