Memos, relatórios, facturas, formulários, apresentações e instruções são sinónimo de um escritório activo e demonstram o papel vital que os documentos impressos têm no quotidiano. No entanto, estudos realizados pela Xerox demonstram que quem trabalha num escritório deita fora 45 por cento dos documentos decorridas 24 horas após a sua impressão.

O papel constitui um recurso renovável. Se pensarmos antes de imprimirmos e escolhermos o papel mais adequado para determinada tarefa, podemos reduzir o impacto ambiental da nossa actividade no escritório. Sendo um dos maiores fornecedores de papel para impressoras e multifuncionais em ambiente de escritório, a Xerox sugere cinco conselhos simples para uma correcta utilização do papel.

Usar ambas as partes do papel, técnica denominada de "impressão duplex", é a melhor e única forma de reduzir o uso de papel. Por isso, escolher impressoras digitais e dispositivos multifuncionais que possam imprimir em ambas as faces do papel e configurar o equipamento para o modo "duplex" é uma solução.

Aderir ao digital, poupando nos portes de correio e passando a digitalizar e enviar ficheiros electrónicos, deixando que seja o destinatário a decidir se quer imprimi-los ou não. Substituir os ficheiros de papel por electrónicos usando a opção "digitalizar para ficheiro" dos dispositivos multifuncionais é outro dos conselhos apresentados pela Xerox.

Ser selectivo, imprimindo o que se precisa apenas quando se precisar. Por exemplo, imprimir apenas a porção do relatório que se precisa e não todas as páginas, fazer uma pré-visualização do que se pretende imprimir de modo a evitar a impressão de páginas com informação sujeita a desactualização ou imprimir apenas mediante encomenda são algumas dicas sugeridas pela insígnia.

Outra das sugestões indicadas pela Xerox é a escolha do tipo de papel certo. Um número de opções promove práticas ambientais. Por exemplo, o papel Xerox High Yield Business Paper é produzido utilizando-se metade das árvores que o papel convencional usa. Assim, aconselha a impressão em papéis certificados por organizações globais, tais como o Forest Stewardship Council ou o Programme for the Endorsement of Forest Certification, ambas com normas internacionais rígidas quanto à sustentabilidade da silvicultura. Também poderá ser usado papel com conteúdos reciclados.

Por último, a Xerox aconselha que se recicle o papel usado para que a fibra possa ser usada outra vez. A reciclagem de fibras salva as árvores, reduz o consumo de energia e de água, exige menos químicos e mantém o papel afastado dos aterros sanitários.